Автоматизация управленческого учета и бюджетирования в ОАО "Банк ТуранАлем"
Автор:
Е.Султанкулов, Л.Зданович, А.Ашкинадзе
Опубликовано:
Аналитический банковский журнал, 2003, №2
Введение
"В настоящее время тема управленческого учета и бюджетирования стала одной из самых популярных тем в сфере автоматизации банков. Многие производители АБС и специализированных систем бюджетирования пишут статьи на тему реализации соответствующего функционала в их информационных системах. Но в то же время, практически не встречаются статьи, посвященные практике внедрения модулей бюджетирования в банках. Это не случайно, поскольку, в отличие от предприятий, управленческий учет и бюджетирование в кредитных организациях имеет свою специфику.
Именно этим вопросам - что такое система управленческого учета и бюджетирования в банке и как ее можно быстро внедрить - посвящена данная статья. Она основывается на реальных фактах, а именно - на практике внедрения системы "Контур Корпорация. Бюджет", которое удалось выполнить в 2002 году в ОАО "Банк ТуранАлем". На сегодняшний день - это уникальный опыт, который, как нам кажется, будет интересен многим банкам. Во внедрении принимали участие консалтинговая компания "ТрастКонто", компания-разработчик информационных и аналитических систем Intersoft Lab, сотрудники Управления информационных технологий, Управления бюджетного планирования и Аналитического центра банка. В рамках внедрения компанией "ТрастКонто" была разработана методика ведения управленческого учета и бюджетирования. Компания Intersoft Lab выполнила поставку, доработку и инсталляцию системы. Специалисты банка обеспечили загрузку в Хранилище данных бухгалтерского учета из АБС Головного банка и всех 23 филиалов, классификацию лицевых счетов и проводок бюджетными признаками, планирование и расчет бюджетов.
В результате внедрения системы банк получил возможность коллективного планирования, ведения управленческого учета, ежемесячного централизованного расчета бюджетов, анализа доходности филиалов и центров прибыли Головного банка в разрезе бизнес-направлений, расчета себестоимости и рентабельности банковских продуктов в точках продаж, распределения премиального фонда в целях мотивации.
В то же время внедрение системы "Контур Корпорация. Бюджет" явилось только первым этапом сотрудничества с банком. В планах банка уже предусмотрены следующие этапы работ: сбор и анализ портфелей сделок, расчет рыночных рисков, ведение бюджетов клиентов и VIP-менеджеров.
Краткая справка
ОАО "Банк ТуранАлем" является одним из самых динамично развивающихся казахских коммерческих банков. На 1 января 2003 года банк занимает 2 место среди казахских банков по капиталу и активам. В состав банка входят 23 филиала и 216 расчетно-кассовых отделов. Банк обслуживает более 30 000 корпоративных клиентов, занимает первое место по росту депозитной базы (более 500 000 индивидуальных счетов), обслуживает около 30% оборотов на рынке пластиковых карт и более 30% рынка торгового финансирования. 8 ноября 2002 г. международное рейтинговое агентство Moodys повысило долгосрочный депозитный рейтинг в иностранной валюте ОАО "Банк ТуранАлем" на 2 пункта до "Ba1" с "Ba3", рейтинги по Еврооблигациям также были улучшены на 2 пункта до инвестиционного "Baa3" с "Ba2". Присвоенный рейтинг является самым высоким среди всех финансовых институтов стран СНГ.
Компания "ТрастКонто" - многопрофильная консалтинговая компания, выполняющая проекты по постановке и автоматизации управленческого учета и бюджетирования в банках и предприятиях с использованием систем Платформы Хранилищ данных Контур и Аналитической платформы "Контур".
Компания Intersoft Lab разрабатывает программную платформу интеллектуального анализа данных Контур для создания аналитических и управленческих приложений для банков, коммерческих и производственных предприятий, бюджетных организаций..В основе продуктов Контур - современные информационные технологии - Data Warehouse, OLAP, XML. Бизнес-решения компании Intersoft Lab использует крупнейшая в России Инвестиционная банковская группа "НИКойл", Головной банк Министерства путей сообщения России "ТрансКредитБанк", один из ведущих банков Украины "Укрсиббанк", ООО "Мострансгаз" и др. Компания Intersoft Lab также имеет клиентов и партнеров в Украине, Казахстане, Молдове, Таджикистане, Литве, Болгарии, Франции, Канаде и США и др.
Выбор системы бюджетирования и пилотный проект
В 2001 году банк "ТуранАлем" приступил к выбору системы бюджетирования среди ряда российских и зарубежных поставщиков и разработчиков. Банк предъявлял к систем следующие основные требования:
- поддержка коллективного планирования бюджетов 23 филиалов и подразделений Головного банка,
- поддержка централизованного управленческого учета с применением системы трансфертного ценообразования и перераспределения накладных расходов,
- наличие развитых средств доступа к плановым и фактическим бюджетным показателям,
- возможность выпуска произвольных отчетов сотрудниками финансовой службы.
Наряду с техническими задачами, перед банком стояли методические вопросы выделения финансовой структуры и центров финансовой ответственности, внедрении в практику управленческого учета системы трансфертного ценообразования и управления ресурсами и другие методические вопросы.
В результате банк остановился на системе "Контур Корпорация.Бюджет", реализованной на основе Хранилища "Контур Корпорация". В качестве консультанта была выбрана компания "ТрастКонто", имевшая к тому времени ряд выполненных проектов постановки системы бюджетирования в российских банках. Выбору предшествовал корпоративный семинар, проведенный в Алма-Ате компаниями Intersoft Lab и "ТрастКонто" для менеджмента и руководства финансовых служб банков "ТуранАлем" и "Темiрбанк". А также участие специалистов финансовых служб "ТуранАлема" в семинаре-практикуме "Постановка и автоматизация ведения Оперативного бюджета банка", регулярно проводимом компаниями Intersoft Lab и "ТрастКонто" в Финансовой Академии при Правительстве РФ.
Перед запуском полномасштабного проекта был выполнен пилотный проект, в рамках которого банк проверил возможности Хранилища по загрузке плана счетов и данных бухгалтерского учета в соответствии с требованиями Национального банка Республики Казахстан. С другой стороны, консультанты компании "ТрастКонто" провели анализ и представили свои предложения по сегментированию бизнеса и построению финансовой структуры банка.
Учитывая размер банка и информационные потребности менеджеров, консультанты предложили применить матричную схему финансовой структуры, включающую выделение бизнес-единиц, продающих банковские продукты различных бизнес-направлений. При этом, бизнес-единицы состояли из центров прибыли и центров затрат, а банковские продукты являлись нижним уровнем иерархии системы бизнес-направлений. Такая схема позволяет получать информацию о доходности бизнес-единиц и центров прибыли в разрезе бизнес-направлений и банковских продуктов, о доходности бизнес-направлений в целом по всей системе банка, а также о доходности и рентабельности продаж банковских продуктов в каждой точке продаж.
Что касается технической стороны, то специалисты Управления информационных технологий банка в течение месяца выполнили инсталляцию настроек структур хранения "Контур Корпорации", подготовленных компанией Intersoft Lab, написали макросы выгрузки счетов, проводок и клиентов из АБС IB System Object (разработки компании ЦФТ) и загрузили тестовый архив в Хранилище. На период выполнения пилотного проекта компания Intersoft Lab обеспечила удаленные консультации выделенного менеджера Отдела крупных проектов по телефону и электронной почте.
Результаты пилотного проекта были признаны положительными, и банк принял решение о переходе к полномасштабному проекту.
Этапы проекта
В июле 2001 года ОАО "Банк ТуранАлем" и компания Intersoft Lab подписали договор о поставке системы "Контур Корпорация.Бюджет" и договор на консалтинговые работы по постановке и внедрению методики бюджетирования. Субподрядчиком консалтинговых работ выступила компания "ТрастКонто".
Работы по договору на консалтинг и внедрение были сведены в следующий план-график:
- Разработка методики бюджетирования (срок - 2 месяца).
- Настройка системы и приемо-сдаточные испытания (срок - 3 месяца).
- Приемо-сдаточные работы на основе выполнения контрольного примера (срок - 1 месяц).
Этап 1 "Разработка методики бюджетирования"
В рамках выполнения первого этапа была создана рабочая группа. В нее вошли руководитель проекта от банка, два сотрудника Управления бюджетного планирования банка и два консультанта компании "ТрастКонто". Работы выполнялись дистанционно. Консультанты разрабатывали и пересылали по электронной почте проекты Положений, инструкций и регламентов, а сотрудники УБП вносили замечания, проводили согласование с заинтересованными службами банка и утверждение этих документов на Правлении. При выполнении ключевых этапов в банке организовывались внутренние презентации с участием консультантов "ТрастКонто". В том числе, проводились презентации финансовой структуры (ФС) и новых бюджетных форм, технологии планирования и управленческого учета, технологии трансфертного ценообразования и управления ресурсов.
В результате, на основе шаблонов бюджетных форм и типовых внутрибанковских документов была разработана индивидуальная методика управленческого учета и бюджетирования, состоящая из следующих внутрибанковских нормативных документов:
- "Положение о финансовой структуре". В Положении отражены такие вопросы как: понятие ФС, принципы построения ФС, цели и задачи ФС, элементы ФС, схема ФС, ответственность в рамках ФС. Приложения данного документа содержат перечень центров финансовой ответственности (бизнес-единиц, центров прибыли, центров затрат), бизнес-направлений и их банковских продуктов. При разработке ФС сразу были выделены два технических центра - бизнес-направление "Капитал" и ЦФО "Кэш-менеджмент" (КМ). К центру "Капитал" были отнесены уставный капитал, основные средства, нераспределенная прибыль. КМ выделен как центр перераспределения ресурсов между ЦФО Головного банка и между филиалами и Головным банком.
- "Положение о бюджете банка". В Положении отражены такие вопросы как: понятие бюджета банка, управление процессом бюджетирования, организация планирования и учета бюджетов, контроль исполнения бюджетов, сроки планирования и отчетности. В приложениях описаны структуры бюджетов активов и пассивов, операционных бюджетов, смет накладных расходов и капитальных вложений, сметы использования прибыли. Кроме того, Приложения содержат закрепление бюджетов и их статей за ЦФО и бизнес-направлениями.
- "Порядок планировании бюджета". Порядок содержит детальные постатейные алгоритмы планирования и утверждения бюджетов центрами финансовой ответственности и сметообразующими подразделениями. Также отражены алгоритмы выполнения плановых управленческих корректировок - трансфертных позиций и доходов-расходов, аллокаций накладных расходов и пр.
- "Порядок фактического учета и контроля". Порядок описывает принципы ведения управленческого учета в банке, порядок классификации ("раскраски") первичных объектов бухгалтерского (счета, проводки) и аналитического учета (ОС, НМА, ЗП и кадры) признаками элементов финансовой структуры и бюджетной классификации, состав "план-факт" отчетов. Также отражены алгоритмы выполнения управленческих корректировок - учет трансфертных доходов-расходов, перераспределение операционных доходов-расходов, расчет аллокаций накладных расходов и капитальных вложений, выход на финансовый результат по ЦФО, бизнес-направлениям и банковским продуктам. Для расчета аллокаций применяется трехуровневая модель расчетов: на первом уровне общебанковские расходы постатейно переносятся на ЦФО Головного банак и филиалы, на втором уровне осуществляется перенос расходов ЦЗ на ЦП, а на третьем уровне - перенос расходов ЦП на банковские продукты.
- "Положение о трансфертном управлении ресурсами". Положение содержит общие принципы внутрибанковского управления ресурсами, функционирования центра КМ, определения трансфертных ставок.
- "Порядок трансфертного управления ресурсами". Порядок описывает детальную процедуру заключения сделок размещения ресурсов в КМ, фондирования активных операций, передачи пулов ресурсов до востребования, закрытия открытой валютной позиции, расчета трансфертных доходов-расходов, ведение базы сделок, отчетность, распределение ответственности.
- "Методика установки трансфертных ставок". В методике описаны принципы выбора рыночных индикаторов по валютам и срокам, построение кривой доходности, кривой продажи ресурсов в КМ (bid) и кривой фондирования (offer).
Как и ожидалось, наибольшие споры среди менеджеров высшего и среднего уровня вызвало обсуждение вопросов трансфертного управления ресурсами и трансфертного ценообразования. Рассматривался вариант формирования послойного баланса с последующим делением фактического спрэда между привлекающими и размещающими подразделениями. Рассматривался сделочный метод - заключение ежедневных трансфертных сделок между ЦФО и КМ. В рамках сделочного метода ряд руководителей филиалов обосновывали необходимость индивидуальных трансфертных ставок с учетом особенностей регионального рынка. Важной вводной явилось требование руководства банка к централизации ресурсов и рыночных рисков на Головном банке, тем более что банк имеет централизованный корсчет в Национальном Банке Республики Казахстан, а расчеты с филиалами производятся через субкорсчета филиалов и по счетам межфилиальных расчетов.
В результате обсуждений и с учетом мнений консультантов было принято решение о применении сделочного метода и установке единых трансфертных ставок в соответствии с рыночными индикаторами. Кроме того, несколько крупнейших филиалов получили самостоятельные лимиты на разрыв ликвидности и процентного риска. Также принято решение о централизованном управлении открытой валютной позицией в Казначействе Головного банка.
Этап 2 "Настройка системы и приемо-сдаточные испытания"
Параллельно с этапом консалтинга выполнялись настройки системы "Контур Корпорация. Бюджет". Работы шли так, что при утверждении очередного внутрибанковского документа консультанты "ТрастКонто" разрабатывали и передавали в Intersoft Lab соответствующее Техническое Задание на настройку системы. Такая схема, конечно, предполагала некоторую избыточность работ, так как даже согласованные формы и алгоритмы впоследствии могли пересматриваться, что и происходило на практике. А значит, специалистам Intersoft Lab приходилось по несколько раз перенастраивать структуры, формы и алгоритмы. Но при этом, данная технология реально сократила срок настройки системы, и в момент окончания разработки методики большинство настроек системы уже было выполнено.
В первую очередь, были настроены классификаторы организационной структуры (ГБ, филиалы, подразделения) и финансовой структуры (ЦФО, бизнес-направления, бакновские продукты).
Далее в системе были настроены виды бюджетов (БАП, ФП) и бюджетные статьи, настроены формы для удаленного планирования. Следует отметить, что планирование на 2002 год велось уже в новых бюджетных формах. После чего плановые бюджеты были загружены в систему "Контур Корпорация".
Параллельно в банке шла большая работа по классификации лицевых счетов и проводок Головного банка и филиалов признаками бюджетной классификации и финансовой структуры. Централизованной разметкой счетов занималась группа во главе с начальником Аналитического центра банка. Сначала была сделана попытка ручной классификации счетов, но вскоре выяснилось, что вручную разметить 500000 лицевых счетов просто невозможно. Поэтому к работе были привлечены специалисты Управления информационных технологий, которые разработали макросы для автоматической классификации счетов и проводок непосредственно в АБС IBSO по правилам, разработанным в Аналитическом центре. То же самое касалось разметки карточек ОС, НМА, сотрудников в системе учета хозяйственной деятельности "Лука Про".
Классификация лицевых счетов и проводок позволила выявить "ничейные" счета, определить персональную ответственность менеджеров и руководителей ЦФО за каждый ресурс, доход или расход. Возникали и спорные моменты, которые решались в рабочем порядке путем переговоров между руководителями ЦФО. Например, какая часть кредитного портфеля филиалов курируется (а значит, и принадлежит) Управлениями корпоративного бизнеса Головного банка.
Для расчета управленческого баланса, бюджета активов и пассивов и финансового плана были доработаны штатные макросы переноса остатков и оборотов лицевых счетов на бюджетные планы с учетом разработанной финансовой структуры.
Значительные объемы данных (около 500000 счетов, более 2 млн проводок в месяц) определили выбор средств для OLAP-анализа. Для выпуска бюджетных план-факт отчетов применен MS OLAP Server, формирующий кубы по выборкам данных Хранилища.
Для проведения приемо-сдаточных испытаний банк передал в компанию Intersoft Lab обезличенную выгрузку архивных данных (размеченные счета и проводки, базы распределения, трансфертные сделки) за 4 квартал 2001 года. В офисе компании была проведена загрузка тестовых данных и расчет ежедневных управленческих балансов, ежемесячных бюджетов активов и пассивов и финансового плана. Далее в систему были введены трансфертные сделки и выполнены расчеты трансфертных позиций в управленческих балансов и трансфертных доходов-расходов в Финансовых планах. После этого, были проведены аллокации накладных расходов и капитальных вложений в Финансовых планах ЦФО и бизнес-направлений. Завершала создание тестового макета генерация бюджетных кубов в MS OLAP Server.
В феврале 2002 года состоялась презентация тестовых расчетов высшему руководству банка и приемо-сдаточные испытания в Управлении бюджетного планирования и Аналитическом центре. По результатам испытаний было принято решение о внедрении системы в промышленную эксплуатацию.
Этап 3 "Внедрение и эксплуатация"
Внедрение проводилось собственными силами сотрудников Управления информационных технологий и Аналитического центра.
В первую очередь была решена задача ежедневной загрузки данных бухгалтерского учета в Хранилище. Два месяца заняло уточнение алгоритмов классификации лицевых счетов и проводок признаками бюджетной классификации и отладка макросов классификации при выгрузке из АБС. В течение этих же двух месяцев сотрудники Аналитического центра обучались работе с системой и отрабатывали технологию выверки Управленческих балансов, Бюджетов активов и пассивов, Финансовых планов.
В процессе внедрения выяснилось, что скоростные характеристики загрузки и расчетов на реальных объемах занимают недопустимо много времени. Так, загрузка лицевых счетов и проводок за месяц по всем филиалам занимала более 2 недель, расчеты Управленческого баланса, БАП, ФП - по 5 дней на каждый учетный регистр. Специалисты Intersoft Lab провели анализ производительности системы для обработки объемов данных банка "ТуранАлем" на предоставленной аппаратной базе. Была спроектирована технология многопоточной загрузки данных в Хранилище и установлена версия системы, поддерживающая данную технологию. . В результате, загрузка первичных документов за месяц по всем филиалам стала занимать 2 суток. Кроме того, специалисты Intersoft Lab оптимизировали скорость выполнения расчетов. Результатом этой работы стало сокращение расчетов управленческих балансов за каждый день месяца по всем ЦФО до 10 часов, БАП - до 4 часов, финансовых планов - до 3 часов при работе на 2х процессорном сервере Intel. (при этом, АБС работает на RISC-сервере SUN).
В июле 2002 года были рассчитаны балансы и бюджетные формы по всем филиалам и подразделениям Головного банка, что позволило ознакомить с полугодовыми отчетами всех директоров филиалов и подразделений Головного банка. Для закрепления новой технологии управленческого учета руководством банка принято решение получать управленческую отчетность для принятия решений только из системы "Контур Корпорация". А также считать фонды филиалов, бонусы менеджеров и премии сотрудников на основе финансовых результатов и показателей, полученных в системе "Контур Корпорация.Бюджет".
Результаты и перспективы
В результате внедрения новой методики управленческого учета и бюджетирования банк получил возможность планировать и учитывать не только финансовые результаты филиалов, но и центров прибыли Головного банка. Внедренная методика трансфертного ценообразования наиболее адекватно отражает реальную работу подразделений в сравнении со среднерыночными показателями. А технология трансфертного управления ресурсами позволила зримо разделять, измерять и управлять рисками по центрам финансовой ответственности. Так, например, валютный риск концентрируется на Казначействе, рыночные риски ликвидности и процентных ставок - на центре "Cash Management", часть рыночных рисков отнесена на филиалы через систему лимитов на разрывы. Методика перераспределения накладных расходов позволяет корректно распределить общебанковские расходы на подразделения Головного банка и филиалы, а также рассчитать себестоимость точек продаж и банковских продуктов в точках продаж.
Автоматизация технологии управленческого учета и бюджетирования в системе "Контур Корпорация" позволила без увеличения штата сотрудников финансовых служб ввести технологию коллективного планирования и управленческого учета по всем сегментам финансовой структуры вплоть до банковских продуктов и предоставление информации всем заинтересованным менеджерам и сотрудникам банка с учетом разграничения прав доступа. Внедрение промышленного решения значительно уменьшило зависимость банка от конкретных персоналий финансовой службы. Расчет фактических бюджетных показателей в системе "Контур Корпорация" за 2002 год создал основу для более четкого планирования на 2003 и последующие годы.
Дальнейшими задачами по автоматизации финансовых служб ОАО "Банк ТуранАлем" является загрузка в Хранилище "Контур Корпорация" портфелей сделок и автоматизация расчетов балансов и финансовых планов на их основе. Второй по важности задачей является перенос в систему расчетов рыночных рисков на основе генерации потоков платежей по сделкам.
