Автоматизация финансового планирования и бюджетирования на платформе Colvir MIS
Автор:
А.Ашкинадзе
Как правило, для автоматизации процессов финансового планирования, бюджетного контроля, управленческого учета и отчетности используются различные программные продукты. Это специализированные системы бюджетирования и контроллинга, хранилища данных, платформы для выпуска BI-отчетов. Поэтому при автоматизации возникают две основных проблемы: длительные сроки внедрения и высокая стоимость проекта. Также присутствует риск неудачи проекта в целом из-за его длительности, сложности проектного управления и недостаточной квалификации вендора/интегратора.
Как снизить сроки и стоимость внедрения, а также минимизировать риск неудачи?
В 2014 году компания ColvirSoftwareSolutions вывела на рынок инновационную аналитическую платформу Colvir ManagementInformationSystem (MIS), радикально сократившую сроки автоматизации широкого спектра финансово-аналитических задач. В основе платформы лежат три ключевые идеи:
Первая идея – наличие в платформе всех необходимых компонент, включая средства для построения пользователями любых самых сложных финансовых моделей, отраслевые хранилища данных, инструменты ETLи BusinessIntelligent.
Вторая идея – пользователи должны иметь возможность самостоятельно настраивать и сопровождать финансовые модели и отчеты, причем делать это должно быть не сложнее, чем в электронных таблицах. Как и в MSExcel, количество и состав финансовых моделей ничем не должен быть ограничен. Различные финансовые модели должны использовать данные друг друга.
Третья идея – пользователи не должны заботиться о развертывании и эксплуатации ИТ-инфраструктуры, необходимой для работы с платформой. Поэтому Colvir MIS доступен пользователям в качестве облачного сервиса. (Разумеется, решены вопросы с безопасностью строго конфиденциальных данных).
Все это позволяет сотрудникам финансового-аналитических служб банка сразу приступить к работе. Процесс настройки моделей в банках, как правило, включает в себя следующие основные этапы:
1) Настройка справочной и нормативной информации для расчетных моделей
2) Настройка витрин для загрузки и хранения исходных данных – фактических бюджетов (actual), действующих договоров, штатного расписания, курсов валют и пр.
3) Моделирование целевых агрегированных бюджетов (KPI, Баланс, ОПУ, OPEX/CAPEX, ДДС, движение капитала и пр.)
4) Моделирование прогнозных (forecast) и планируемых (budget) финансовых потоков по основному бизнесу - банковским продуктам, портфелям, клиентам и пр.
5) Моделирование форм для сбора потребностей от подразделений, настройка моделей для расчета бюджетов OPEX/CAPEX, бюджетов проектов, инвестиционных бюджетов и пр.
6) Настройка моделей нормирования, распределения затрат, калькуляции себестоимости
7) Моделирование процессов сбора, согласования и утверждения бюджетов
8) Настройка комплекта отчетных форм и процессов их публикации
Все приведенные этапы настройки финансовых моделей выполняют сами пользователи средствами платформы Colvir MIS. Для их настройки не требуются традиционные этапы внедрения систем бюджетирования, в частности:
- не требуется закупка и настройка серверного оборудования, программного обеспечения, лицензий СУБД, а также их администрирования (при работе с облачным решением)
- не требуется разработка Технических заданий для вендора/интегратора или внутренних ИТ-служб
- не требуется кастомизация моделей на стороне вендора/интегратора
- не требуется установка кастомизированных моделей и их тестирование
- не требуется опытная эксплуатация моделей
Важным этапом реальной работы является загрузка в модели фактических данных, используемых для прогнозирования (forecast) и планирования (budget).В платформе Colvir MIS предусмотрены следующие способы загрузки фактических данных:
1) Самый простой для пользователей способ – генерация «одной кнопкой» Excel-форм для сбора данных. Поддерживается сбор многомерных показателей, витрин и графиков. Данный способ эффективен для загрузки небольших по объему данных (до 50 тысяч записей). Идеален для проверки настроенных витрин и тестирования моделей.
2) Загрузка пользователями данных напрямую из модулей банковской системы ColvirBankingSystem.
3) Загрузка через xml-обмен. Подходит для квалифицированных пользователей, умеющих выгружать из источника данные в формате сгенерированных в Colvir MIS форматов xml-файлов.
4) Загрузка через встроенную ETL-платформу. Требует наличия в банке ИТ-специалиста по ETL-процессам. Позволяет загружать реальные данные больших объемов из любых внешних систем-источников.
Кстати, загрузив фактические данные в Colvir MIS, пользователи могут немедленно ими воспользоваться не только для прогнозирования (forecast) и планирования (budget), но и для расчета фактических бюджетов (actual), формирования план-факт отчетов, а также для подготовки управленческой отчетности и аналитики.
В Colvir MIS встроены инструменты бюджетного контроля, которые позволяют пользователям контролировать бюджетные лимиты в самых разнообразных комбинациях. В частности, контролировать превышение лимитов:
- по расходам,
- по платежам,
- по суммам заключаемых договоров,
- по нормам положенности,
- количественные лимиты на закупку и передачу со склада,
- лимиты по сборным позициям,
- персональные лимиты и пр.
Задачи бюджетирования и контроллинга тесно связаны с текущими бизнес-процессами управления хозяйственной деятельностью банка. Поэтому компания ColvirSoftwareSolution обеспечила «бесшовную» интеграцию Colvir MIS с модулями управления хозяйственной деятельностью банковской системы ColvirBankingSystem, предназначенных для автоматизации сквозных бизнес-процессов по заключению и учету договоров, материально-техническому снабжению и складскому учету, управлению персоналом, основными фондами, нематериальными активами и т.д.
Для расчета себестоимости в Colvir MIS интегрированы пользовательские инструменты для настройки бизнес-правил аллокаций, позволяющие настраивать не только простые модели распределения расходов по объектам калькуляции типа «Центры ответственности» или «банковские продукты», но и строить сложные модели многоуровневых распределений и калькуляций затрат по процессам (ActivityBasedCosting).
