Автоматизация системы управленческого учета
Автор:
А.Ашкинадзе
Опубликовано:
журнал "Банки и технологии", 2001, №1
Внедрение системы управленческого учета в банке - сложный процесс, включающий информационные, технические, организационные, кадровые и другие мероприятия.
Организация системы управленческого учета в банке
Известно, что система управленческого учета в каждом банке имеет свои особенности, поскольку строится исходя из внутренних потребностей руководства банка в информации. Но типовые элементы этой системы так или иначе присутствуют в каждом банке.
Так, в системе управленческого учета банка должны вестись следующие регистры:
- статьи баланса активов и пассивов (БАП);
- статьи бюджета доходов и расходов (БДР);
- статьи бюджета движения денежных средств (БДДС);
- Журналы сделок по каждому виду сделок;
- Журнал движения прогнозных позиций;
- Журнал движения фактических позиций.
На основе этих регистров учета формируются следующие формы управленческих отчетов:
- прогноз ликвидности и движения активов и пассивов по срокам;
- прогнозный и плановый БАП;
- фактический БАП;
- прогнозный и плановый БДР;
- отчет о фактическом исполнении БДР;
- прогнозный и плановый БДДС;
- отчет о фактическом исполнении БДДС;
- расшифровки прогнозных, плановых и фактических позиций активов и пассивов.
Плановые значения показателей задаются в процессе формальной технологии планирования исходя из заключенных и предполагаемых к заключению сделок. Плановые значения показателей не меняются а течение планового периода, фактические значения вычисляются по совершенным банковским операциям, а прогнозные значения вычисляются на основе текущего значения показателей с учетом запланированных движений активов и пассивов, доходов и расходов по заключенным сделкам.
Постановка задачи для автоматизации
Ведение БАП, БДР и БДДС
Планирование статей БАП, БДР и БДДС осуществляется в ручном, полуавтоматическом и автоматическом режимах на основе заключенных и предполагаемых к заключению сделок.
Фактические значения этих статей на любую дату вычисляются на основе Журнала движения фактических позиций путем сложения входящих остатков с суммой оборотов по одноименным статьям. При этом они могут одновременно вестись как в валютах сделок, так и в неограниченном количестве учетных валют.
Прогнозные статьи формируются путем сложения фактических входящих остатков на дату начала прогноза с суммой "активных" позиций по одноименным статьям Журнала движения прогнозных позиций.
Журналы сделок
Журналы сделок обычно ведутся в электронном виде подразделениями банка, совершающими сделки с внешними контрагентами, по каждому виду сделок. Формы Журналов по каждому виду сделки имеют свои особенности.
В универсальном банке можно выделить следующие Журналы сделок (в реальности Журналы могут быть более детализированными):
- Кредиты корпоративным клиентам;
- Кредиты физическим лицам;
- МБК;
- Портфель государственных и муниципальных облигаций;
- Портфель корпоративных облигаций;
- Портфель векселей;
- Портфель акций;
- Конверсионные сделки;
- Оптовые валютообменные операции;
- Розничные валютообменные операции;
- Паи и участия;
- Депозиты корпоративных клиентов;
- Депозиты физических лиц;
- Депозиты банков;
- Размещенные облигации;
- Выданные векселя.
Журнал движения прогнозных позиций
Ежедневно на основе записей в Журналах сделок формируется Журнал движения прогнозных позиций. Прогнозная позиция имеет следующую структуру.
- код Журнала сделок;
- код сделки в Журнале;
- код исполнителя;
- код контрагента;
- признак "Прогноз" (для прогнозных сделок признак должен быть установлен);
- признак "Активная" (ставится при установке признака "Прогноз" и означает, что позиция учитывается при расчете прогнозов);
- дата движения;
- статья БАП;
- статья БДР (в случае движения доходов/расходов);
- статья БДДС (в случае движения денежных средств);
- валюта платежа;
- сумма в валюте платежа (положительное число означает увеличение позиции, отрицательное - уменьшение позиции);
- валюта учета 1;
- сумма в валюте учета 1;
- валюта учета 2;
- сумма в валюте учета 2;
- валюта учета N;
- сумма в валюте учета N;
- другие атрибуты.
Журнал движения фактических позиций
Структура Журнала движения фактических позиций соответствует Журналу движения прогнозных позиций, но без установки признака "Прогноз". Журнал ведется на основе реально совершенных банковских операций и формируется подразделениями на основе данных бухгалтерского учета.
Сводный Журнал движения фактических позиций составляется на основе Журналов движения фактических позиций каждого подразделения, что включает и данные по внутрибанковским операциям.
Автоматизация системы управленческого учета
Комплексная автоматизированная система управленческого учета банка может быть построена с использованием передовых информационных технологий: Data Warehouse, OLAP, XML, Internet.
Автоматизация системы управленческого учета включает:
- создание банковского Хранилища данных на основе технологии Data Warehouse;
- организацию обмена данными между OLTP-системами и банковским Хранилищем данных посредством передачи XML-файлов с данными о сделках и позициях подразделений;
- предоставление возможностей проведения анализа полученных данных и выпуска отчетов с помощью средств OLAP-Client;
- организацию доступа руководства банка к данным и отчетам, опубликованным в Internet, с помощью Internet-браузера.
Предполагается, что Журналы сделок ведутся в каждом подразделении с помощью программных продуктов класса OLTP, настольных баз данных (например, MS Access, MS Excel) и т.д.
Журналы сделок, где бы они ни находились, с помощью шлюзов экспорта-импорта загружаются в банковское Хранилище. С помощью IT-технологий это можно сделать максимально быстро. Ранее препятствием для тесной интеграции бизнес-приложений являлось отсутствие согласованных форматов между различными автоматизированными системами и приложениями. Появление языка XML, признанного многими в качестве лучшего инструмента для решения поставленной задачи, позволяет качественно разешить эту проблему.
Журналы движения прогнозных и фактических позиций также загружаются в банковское Хранилище. В принципе, не исключен вариант, когда Журналы движения плановых и фактических позиций формируются автоматически по некоторым бизнес-правилам на этапе загрузки Журналов сделок в банковское Хранилище. Бизнес-правила формирования позиций означают фактически формализованную учетную политику. С помощью систем класса OLAP-Client производится OLAP-анализ данных банковского Хранилища и выпуск динамических отчетов на основе
Журналов движения позиций. При этом многомерный куб строится по атрибутам Журналов движения позиций. С помощью данного куба можно построить следующие отчеты:
- прогноз ликвидности и движения активов и пассивов по срокам.
- прогнозный БАП;
- фактический БАП;
- прогнозный БДР;
- отчет о фактическом исполнении БДР;
- прогнозный БДДС;
- отчет о фактическом исполнении БДДС;
- расшифровки прогнозных и фактических позиций активов и пассивов.
Позиция "Код исполнителя" в Журналах движения позиций является иерархической. Это оправдано, например, в такой ситуации: конечный исполнитель, код которого проставляется в Журнале, работает в некотором подразделении, подразделение входит в филиал, филиал - в Главную контору. Иерархическое представление позиции обеспечивает возможность строить отчеты в разрезе подразделений, филиалов и банка в целом, т.е. в разрезе оргштатной структуры банка.
Так как движение позиции ведется одновременно и в валюте номинала, и в неограниченном числе валют учета (с необходимым пересчетом), имеется возможность мгновенно получать отчеты в разных валютах -номинала сделок, учетных (например, в рублях и долларах одновременно).
Для учета расхождений плановых и фактических значений статей БАП, БДР и БДДС необходимо хранить данные о плановых значениях этих статей. Для этого в банке должно вестись планирование бюджета. С точки зрения автоматизации модуль ведения бюджета - это OLTP-приложение, так как в нем кроме планирования должны выполняться транзакционные операции - расчет трансфертных цен, трансфертная покупка-продажа ресурсов внутри банка, перераспределение доходов и расходов, покупка услуг внутренних подразделений банка друг у друга и т.д.
Модуль ведения бюджета логично интегрировать с банковским Хранилищем. Тогда плановые, прогнозные и фактические позиции будут находиться в одном месте - в Хранилище. Соответственно, применяя OLAP-инструменты, можно дополнительно контролировать расхождения плана и факта, плана и прогноза. Причем в поиске ответа на вопрос: "почему получились именно такие цифры", несложно будет дойти до первичных документов из Журналов сделок.
В этом случае, используя банковское Хранилище, можно построить следующие отчеты, дополняющие вышеприведенные.
- плановый БАП, отчет об исполнении БАП;
- плановый БДР, отчет об исполнении БДР;
- плановый БДР, отчет об исполнении БДР;
- плановый БДДС, отчет об исполнении БДДС.
Практически все современные системы класса Data Warehouse и OLAP поддерживают сервис по публикации в Internet данных, полученных в результате анализа. Поэтому руководители банка, которые собственно и являются главными потребителями данных управленческого учета, могут, находясь в любой точке мира, в режиме on-line получить информацию и полностью контролировать ситуацию в банке.
Таким образом, использование технологий Data Warehouse, OLAP и Internet при построении комплексной автоматизированной системы ведения управленческого учета в банке позволяет организовать эффективный полноценный учет, анализ накопленных исторических и планируемых данных, спрогнозировать исполнение запланированных статей и показателей. При этом потребители (топ-менеджмент банка) получают мгновенный доступ ко всей первичной и отчетной информации без привлечения руководителей подразделений.
